为保障本会档案资料的原始性、真实性和安全性，确保本会各项工作的正常开展，特制定本管理制度。
一、档案资料的范畴
1、财务资料。会计、出纳所记载的一切账簿、原始凭据，所有财务报表、报销凭据、银行往来凭证，所有收支凭证。
2、会议资料。提交会议研究的提案，以及议程、决议、纪要等。
3、会员资料。会员提供的入会申请表、身份证复印件、企业工商营业执照副本的复印件、照片、文字资料、通信地址、联系方式等。
4、书刊资料。复印的书籍、会刊、简报、宣传资料，刊载商会信息的报纸、杂志及其他信息资料。
5、文件资料。本会成立以来，上报、下发的所有正式文件、函件。政府有关部门，特别是工商联发给本会的文件、函件等。
6、组织相关活动的资料。包括业务洽谈、信息交流，座谈会、茶话会、联欢会、团拜会、投资考察、培训学习等相关资料。
7、档案资料包括纸介质、磁介质、及电子介质等载体形式。
二、档案资料的搜集整理
1、由秘书处牵头，负责督促材料的搜集整理。
2、各分管专项工作的人员负责及时汇总资料，按要求整理归档。
3、每年底应将当年的工作资料汇总，整理成该年度资料并归档。
苏州市光电缆业商会
二〇一一年十二月
